Una guida alla gestione delle interazioni difficili sul lavoro

Le interazioni difficili, come la bellezza, sono spesso negli occhi di chi guarda. Potresti sentire che un manager che parla velocemente è troppo schietto mentre il tuo collega, che vuole 'solo i fatti', adora lavorare con lei. Spesso i comportamenti sembrano difficili quando sono diversi dai nostri, oppure ostacolano il soddisfacimento dei nostri bisogni. Anche le differenze negli stili di lavoro o nei valori possono portare a problemi. Lo stesso vale per le situazioni in cui i membri del team hanno scopi e obiettivi divergenti. Varie cause alla radice delle interazioni difficili sono discusse più dettagliatamente in seguito.

Vale la pena il tuo tempo?

È sempre importante mantenere buoni rapporti di lavoro, ma non tutte le relazioni o interazioni hanno la stessa importanza. Mentre pensi a migliorare i rapporti di lavoro, tieni presente l'importanza di ogni rapporto per te, a lungo ea breve termine. Se hai problemi con lo stile di lavoro dell'assistente del tuo manager e hai bisogno di interagire quotidianamente con lui su questioni critiche, quella relazione ha la massima priorità. Ma daresti una priorità inferiore alla risoluzione delle divergenze con un collega che è stato trasferito fuori dal progetto.

Cosa si mette in mezzo?

Imparare a gestire interazioni difficili porta enormi benefici, ma richiede un duro lavoro. Gli ostacoli alla risoluzione di successo vanno dall'incapacità di riconoscere il problema, alle convinzioni errate, alla paura psicologica di determinate situazioni.

Cause profonde di interazioni difficili e relative soluzioni

Una volta percepito che un determinato comportamento sta causando problemi, prova a identificarne la causa principale. Seguono alcuni esempi.

Problema 1

Percepisci i problemi in modo diverso dall'altra persona. Ad esempio, percepisci le direttive dell'alta dirigenza come più importanti di un membro del team.

Perché la vedono così?

Ognuno di noi ha il proprio modo di percepire gli eventi e questo modella la nostra comprensione del mondo. Ad esempio, se hai subito un licenziamento, potresti leggere l'annuncio di un'espansione da parte della direzione in modo molto diverso da qualcuno che non ha mai perso il lavoro. Mentre ci concentriamo sui fattori che ci sembrano più rilevanti, cerchiamo prove a sostegno delle nostre opinioni. E il nostro comportamento deriva da questa comprensione.

Il genere, i ruoli lavorativi e l'esperienza lavorativa possono tutti influenzare la prospettiva. Il veterano che è in azienda da 27 anni e sa come sono sempre state fatte le cose avrà una prospettiva molto diversa da un nuovo assunto appena uscito dalla scuola di economia.

Soluzione 1

Quando si lavora con comportamenti che si trovano difficili, è importante indagare, o almeno fare congetture, sulla prospettiva dell'altro. Quando sei in grado di riconoscere l'altro punto di vista e apprezzare la percezione della situazione da parte dell'altra persona, puoi muoverti verso la risoluzione.

Diciamo che trovi che la tenacia di qualcuno nel lavorare su un problema che consideri non importante sia basata sulla sua percezione che la situazione è critica, che la realizzazione può aiutarti a iniziare a riconciliare le tue differenze.

Problema 2

Sei motivato da intenzioni diverse. Sei motivato dalla qualità, mentre un collega è motivato dai risultati.

Perché l'altra persona si comporta così?

Per capire il comportamento di qualcuno, devi capire cosa motiva quella persona. È possibile essere influenzati da più di una causa, ma ce n'è sempre una dominante.

Il comportamento lavorativo è spesso motivato dalla necessità di:

• completare il lavoro prontamente. Ad esempio, qualcuno che considera il completamento una priorità potrebbe avere poca pazienza nell'attendere ulteriori dettagli.
• completare il lavoro senza errori. Qualcuno che vuole completare il progetto senza errori può conservare le informazioni o avere difficoltà a prendere decisioni rapide.
• costruire relazioni durante il lavoro. Qualcuno a cui piace andare d'accordo potrebbe avere difficoltà a dare un feedback onesto.
• ottenere il riconoscimento per il lavoro. Qualcuno che desidera ardentemente il riconoscimento può tentare di estendere le proprie responsabilità di progetto a un'area di alto profilo per garantire il riconoscimento.
• evitare punizioni o disapprovazione durante il lavoro. Qualcuno che vuole evitare la disapprovazione può fare di tutto per evitare il rischio.

Ogni motivazione ha i suoi vantaggi e svantaggi. I veri problemi tendono a iniziare quando i bisogni delle persone non vengono soddisfatti. Ad esempio, le persone che hanno un forte bisogno di andare d'accordo possono avere difficoltà ad affermarsi per paura di non piacere.

Soluzione 2

Quando sai cosa motiva qualcuno, puoi provare ad accontentarlo, per un vantaggio reciproco. Puoi anche usare ciò che sai sull'altra persona per anticipare come voi due potete lavorare al meglio insieme.

Come affrontare i bisogni degli altri

Problema

Lavori e comunichi in modo diverso. Ti piace avere tutti i problemi allo scoperto, ma il tuo manager preferisce affrontare i problemi uno alla volta.

Perché lui o lei lo fa in quel modo?

Le persone hanno preferito stili di lavoro e di comunicazione. Alcuni stili funzionano naturalmente bene insieme, mentre altri si scontrano.

Di seguito sono riportati quattro stili preferiti con descrizioni e dettagli su come funzionano. Determina quale suona più come te e quale sembra più simile all'altra persona nella tua interazione.

Soluzione

Una volta identificato il tuo stile di lavoro e quello dell'altra persona, puoi concentrarti su come soddisfare le reciproche preferenze.

Tipi di personalità e loro funzioni

Problema

Il tuo comportamento promuove un comportamento negativo. Ad esempio, la tua vigilanza sulle scadenze di un progetto fa sì che un membro del team si assuma meno responsabilità per il rispetto delle pietre miliari.

Cosa ho fatto per influenzarli a comportarsi in quel modo?

I comportamenti non funzionano in isolamento. Sono reazioni a qualcosa o qualcuno. Nessuno può far fare o sentire qualcosa a qualcun altro, ma è comunque importante riconoscere il tuo ruolo nell'influenzare il comportamento di un altro.

Soluzione

Quando sei consapevole di ciò che fai che porta a un comportamento indesiderato in qualcun altro, cerca di evitarlo o fai qualcosa di diverso. L'influenza sui comportamenti è un processo dinamico: spesso puoi vedere cosa funziona all'istante. Quindi, se non ottieni i risultati desiderati, prova qualcos'altro.

Come lavorare con diversi stili di lavoro

Dovresti sempre provare a lavorare con comportamenti difficili?

No. Alcuni comportamenti sono troppo difficili da affrontare in un contesto aziendale o il guadagno non è sufficiente a giustificare il tempo speso per esso. Considera i possibili risultati e determina se ne vale la pena.

Capisco il comportamento dell'altra persona, ma ancora non mi piace lavorare con lui. Cosa posso fare?

Ricorda che l'attenzione dovrebbe essere sui risultati e sul rapporto di lavoro. Non è necessario che ti piaccia la persona per trovare utile affrontare il suo comportamento difficile. Mantieni il focus della conversazione sui risultati e su come migliorare il rapporto di lavoro. Due persone possono lavorare in modo molto efficace senza piacersi.

Quando la causa principale è una situazione

Quando la difficoltà è la situazione e non necessariamente un comportamento specifico, è necessario comunicare in modo efficace per conciliare le differenze e raggiungere accordi.

Ascolta prima

'Ascolta prima' significa concentrarsi sull'essere aperti e non giudicanti mentre l'altra persona spiega la sua logica. Questo tipo di ascolto aiuta a creare una comprensione più chiara dell'intento della persona. Può anche creare fiducia e apprezzamento reciproco.

Mostra che stai cercando di lavorare con qualcuno

• Sospendi il giudizio mantenendo la tua mente aperta ad altri punti di vista
• Ascolta attentamente le parole e l'intenzione. Prendi nota.
• Parafrasare ciò che hai sentito per verificarne la comprensione. Ad esempio, 'Quello che ti sento dire è...'
• Fai domande per chiarimenti. Ad esempio, 'Che cosa vedi come un problema nello specifico della mia raccomandazione?

Riconciliare le differenze: problemi, posizioni e interessi

Quando le persone assumono posizioni diverse su una questione e le mantengono salde, il lavoro di squadra si ferma. La chiave per conciliare le differenze è comprendere il punto di vista dell'altra persona ponendo domande aperte e rendere chiara la tua prospettiva spiegando la tua logica.

Usa le domande per scoprire interessi

Di solito le persone sanno qual è il problema che causa la difficoltà e qual è la loro posizione al riguardo. Tuttavia, potrebbero non essere consapevoli degli interessi sottostanti che modellano la loro posizione. Per scoprire questi interessi, è necessario porre domande aperte. Ad esempio, 'Perché non sei disposto a concedermi la stessa quantità di ferie che hanno gli altri dirigenti dipartimentali?'

Usa il ragionamento per farti capire

Devi anche essere in grado di spiegare i tuoi interessi sottostanti. Esprimi la tua posizione, i dati che la supportano e l'impatto di ciò che stai proponendo. Suscita la reazione dell'altra persona alla tua spiegazione.

Una volta che i tuoi interessi e quelli dell'altra persona sono chiaramente compresi, voi due potete iniziare a cercare soluzioni creative.

Passaggi di base per la gestione di interazioni difficili

• Identifica la causa principale
• Seleziona una strategia basata sulla causa principale.
• Implementa la strategia.
• Monitora l'efficacia della tua strategia

Identifica la causa principale

Possono sorgere interazioni difficili perché:

• due persone percepiscono un comportamento, un problema o una situazione in modo diverso
• due persone sono motivate da interessi diversi
• due persone hanno stili di lavoro diversi
• il comportamento di una persona promuove il comportamento negativo dell'altra persona.

Seleziona una strategia basata sulla causa principale

• Cerca di capire la difficile interazione dal punto di vista dell'altra persona.
• Poni domande aperte per scoprire le motivazioni dell'altra persona.
• Quando la causa principale è il comportamento, identifica l'emozione sottostante - paura, preoccupazione, ecc. - e riconoscilo all'altra persona.
• Quando la causa principale è uno stile di lavoro, cerca di adattare il tuo comportamento in modo da interagire con l'altra persona nel modo in cui lei o lui si sente più a suo agio.
• Quando la causa principale è il tuo comportamento, cambialo.
• Quando la fonte della difficoltà è una situazione, lavora per scoprire gli interessi dell'altra persona e comunica anche i tuoi.

Monitora l'efficacia della tua strategia

• Ascolta attentamente durante l'implementazione.
• Dai all'altra persona la possibilità di rispondere.

Passi per cambiare il proprio comportamento

• Identifica il comportamento che non ti piace in un'altra persona.
• Esamina quale cambiamento nel tuo comportamento potrebbe ridurre al minimo il comportamento difficile dell'altra persona.
• Esplora i valori e le percezioni che ti rendono difficile cambiare.
• Scegli un'area in cui puoi ospitare l'altra persona.
• Implementa la tua strategia lentamente.
• Guarda attentamente per eventuali cambiamenti nel comportamento dell'altra persona, assicurati di premiare tali cambiamenti.

Passi per la preparazione per un'interazione difficile

• Definire insieme lo scopo dell'interazione.
• Descrivi tutti gli eventi che influenzano questa interazione.
• Identificare i risultati finali desiderati e gli eventuali ostacoli esistenti.
• Preparati a descrivere cosa accadrà se il problema non viene risolto.

Passi per l'utilizzo di tecniche di comunicazione per riconciliare le differenze

• Usa tecniche di ascolto attivo per trasmettere il tuo interesse.
• Scopri gli interessi di fondo di ogni persona
• Chiedere e fare proposte su come risolvere il problema.

Usa tecniche di ascolto attivo per trasmettere il tuo interesse

• Metti da parte le tue reazioni e ascolta le intenzioni e i sentimenti dell'altra persona.
• Inizialmente, mantieni le tue opinioni fuori dalla conversazione.
• Parafrasare quello che senti.
• Controlla eventuali presupposti o sentimenti non detti che l'altra persona potrebbe avere

Scopri gli interessi sottostanti di ogni persona

• Rendi esplicite le tue percezioni e le tue motivazioni.
• Verificare la comprensione.
• Chiedi all'altra persona di chiarire il suo punto di vista.
• Riconoscere il punto di vista dell'altra persona.

Chiedere e fare proposte su come risolvere il problema

• Inizia con piccoli accordi.
• Lavora con un'idea alla volta.
• Concentrati sull'accordo, non sul disaccordo

Suggerimenti per un ascolto efficace

• Sospendere il giudizio
• Parafrasare ciò che l'altra persona ha detto
• Fai domande a risposta aperta.
• Mantieni il contatto visivo e usa un linguaggio del corpo che indichi ricettività.

Suggerimenti per mantenere rapporti di lavoro efficaci

• Enfatizzare un approccio reciproco alla risoluzione dei problemi.
• Sii accessibile.
• Accetta le persone così come sono.
• Mantieni i problemi di relazione separati dai problemi di processo.
• Sii di larghe vedute.
• Bilancia la ragione con le emozioni
• Usa l'ascolto attivo per indagare, ascoltare e comprendere l'altra persona
• Consultarsi con gli altri prima di decidere su un'azione
• Affidati alla persuasione per raggiungere accordi

Suggerimenti per rispondere a comportamenti sconvolgenti

• Non puoi evitare i conflitti, ma puoi gestirne gli esiti
• Tratta il comportamento difficile come un problema articolare
• Stabilire un accordo sulle questioni fondamentali. Lavora al presente: evita di fare riferimento agli errori del passato
• Non farti prendere da una politica occhio per occhio.

Suggerimenti per lavorare con comportamenti particolarmente difficili

Suggerimenti per gestire i comportamenti specifici del ruolo

Suggerimenti per la gestione del comportamento difficile di un rapporto diretto

Prima dell'interazione:

• Rendi esplicite le tue aspettative.
• Preparati mentalmente, prova come potrebbe procedere.
• Consultare una terza persona per un consiglio

Durante l'interazione:

• Fare una pausa.
• Conta fino a 10 se una pausa non è possibile.
• Riconosci e parla delle tue emozioni.
• Accettare la responsabilità del comportamento, se appropriato.

Suggerimenti per gestire il comportamento difficile di un collega

• Lavorate insieme su un problema per vedere se gli obiettivi comuni possono ispirarvi a lavorare meglio insieme.
• Condividi il merito per de-enfatizzare le rivalità.
• Dai un feedback sui problemi che ritieni siano un problema.

Suggerimenti per gestire comportamenti difficili da parte del tuo manager

• Considerare se la persona è consapevole dell'impatto del comportamento.
• Cerca di determinare se una percezione di fondo sul tuo lavoro sta ostacolando la collaborazione.

L'ultimo da asporto

Ora sai quasi tutto ciò che c'è da sapere sulla gestione dei conflitti sul lavoro. Ricorda, ogni situazione è diversa, ma di solito praticare una buona comunicazione e cercare di identificare la radice del problema può aiutare a risolvere i problemi molto più velocemente.

Hai qualche consiglio per gestire le interazioni difficili sul lavoro? Fateci sapere nei commenti qui sotto!

Questo contenuto è accurato e fedele al meglio delle conoscenze dell'autore e non intende sostituire la consulenza formale e personalizzata di un professionista qualificato.